资本课程管理组(CPM)

有效的: 1/1/1995

修改: 3/1/2003

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CPM 306.–12: 可移动设备采购

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目的

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当总成本超过时,可以采购可移动设备 $100,000

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来源

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亚利桑那州采购代码
大学政策

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适用性

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资本和主要资本项目

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政策

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关于资本项目,其中累计,总成本 可移动设备超过10万美元,发展的发展 设备的规格和采购将是 适当的用户组的责任。

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程序D

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责任
行动
在家具/夹具和设备(FF&E) procurement phase:
资本计划管理组(CPMG)
或室内设计顾问
and
user department
  1. 确定所有可移动的范围和预算 equipment.
如果累计,设备的总成本小于 $100,000:
CPMG.
或室内设计顾问
和购买和商业服务
  1. 与用户部门合作以制定规格 设备,采购设备和预算跟踪 equipment.
如果累积,设备的总成本超过 $100,000:
用户部
  1. 与购买和商业服务合作,指定和 采购所有设备。
在为设备建立范围和预算时 累计,总成本超过100,000美元:
CPMG.
或室内设计顾问
  1. 要求金融服务建立单独的机构/ org 占指定数量的设备。
金融服务
  1. 与用户部门合作’s vice provost’s 办公室建立机构/组织经理。设置帐户和 提供预算过度预防措施,以确保预算是 not exceeded.
采购和商业服务
  1. 与用户部门代表会面并讨论 开发中用户的采购过程和责任 设备的规格。
用户部
或室内设计顾问
  1. 开发所需规格 equipment.
采购和商业服务
  1. 根据需要或从国家合同的价格投标设备。 向用户部门提供有关的建议 procurement.
用户部
  1. 接受建议或证明替代方案 choice.
  2. 启动征募。
采购和商业服务
  1. 根据基于的购买订单 requisition.
用户部门协调员
或室内设计顾问
  1. 与供应商合作,协调交付和 安装计划,如适用。
    笔记: 交付是直接到用户 site.
如果设备无法通过该设备送到项目现场 vendor:
收到和商店
  1. 接受设备交付并将其传送给用户 署代表。
用户部
或室内设计顾问
  1. 接受交付并检查设备 damage.
如果损坏:
  1. 与供应商合作解决问题。
  2. 将设备分配给适当的用户并安排 如有必要,安装。
  3. 将发票发送给应付款和报销并输入a receiver number.
  4. 监控预算并协调帐户。
  5. 在债券问题的时间限制范围内降低资金 根据关于付款的大学限制 schedule.
当资金消耗:
金融服务
  1. 关闭单独的机构/ org帐户并通知资本 计划管理组。任何未使用的基金都应该恢复到 主要代理商/ org帐户。

茶几

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