金融服务手册(FIN)

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有效的: 4/4/1985

修改: 7/1/2020

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鳍 103:部门记录 Keeping

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目的

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留住大学财务记录足够的时间 period

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资源

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大学政策

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背景

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部门应按照本文规定的记录保留计划保留财务记录。维护记录的一个原因是提供 源文件以证明赞助和限制源活动的费用。内部和外部结算计算和收据 特别是对服务或材料的致谢 重要的来源文件为此目的。记录保留很重要,因为往往没有赞助 审计赞助项目直到项目后多年 terminates.

文档必须维护在FY2018和之前处理的文档中的硬拷贝或电子格式。对于未维持在2019财年的财务管理系统中的所有支持文件,此后,单位应根据本政策维护硬拷贝。

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政策

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所有ASU部门应保留金融记录 下面列出的时期: D

财务记录保留期
记录类型 保留期 注释
内部和外部结算计算,收据 致谢,以及服务部门的其他文件 确保跨部门指控 五年或通过奖励期间 未能坚持这一政策可能会导致 成本不允许ASU和可能的充电背面 账单到部门。
用ASU购买的购买文件 采购卡。文档包括逐项收银机 收据和其他销售点文件指定是什么 purchased. 五年或通过奖励期间 购买卡的所有文档 交易是在部门进行购买的。 该文件必须可用于五个审核/审核 years.
现金收据详情和收银机录像带 5年
债券和其他税收豁免债务相关记录 债务的最终成熟加上三年 这项记录保留需要满足IRS记录保留债务的保留要求。
所有其他用于每月和解的财务记录 三年  
茶几

存储空间有限的大学部门可能会考虑 通过ASU剩余财产以电子方式或办公区外部存储记录。

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交叉参考

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有关在办公区外存储记录的指导,请参阅 采购和商业服务手册

pur 207, “Records Retention”

pur 213 , “记录存储和破坏。”

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