手动(鳍)

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有效的: 7/1/1993

修改: 7/1/2019

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 [asu logo]

鳍119:公共目的 Served

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目的

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提供有关重要性的背景信息 记录公共目的

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资源

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大学政策

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政策

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国家审计员将军’S办公室要求 政府组织确保支付交易 (例如,供应商发票,旅行授权/报销和购买卡[P-Card]付款)已经编写 组织中的信息’S支付文件相关 为了不容易提供支出所服务的公共目的 由物品的性质表明。官方支付文件 对于ASU的付款凭证和旅行/授权/偿还文件驻留在应付款项和报销中 部分。与P卡相关的文档 交易在卡持有人中维护’s departmental files.

为了实现ASU’质量要求和 使ASU支付过程尽可能高, 通过每个支付请求,需要清除公共目的的文档为ASU 支出。评论支付请求确保提供了足够的文档。如果未明确记录公共目的,将要求部门提供额外的文件。

不充分的支付请求的三个例子 显示送达ASU的公共目的如下: D

表现出支付请求的例子 文件不足
例子 问题知名
带符号的旅行授权 “参加会议” or “attending a meeting.” 没有足够的信息 独立派对(例如,审计员)进行初步 判断以来是否正在送达公共目的 未指出会议的会议。例如,出席 在当前兽医问题问题的会议上 兽医教授将符合公众的考验 目的服用;由同一员工出席(其当前和 预期就业职责在兽医处 医学领域)在政治原因会议上不会见面 公共目的测试。具体的会议或会议 参加人参加需要指明,应避免缩略词 除非先前在叙述中定义。
员工报销请求或P卡 付款已附加到它是商务膳食,食物和相关的 费用表格注意到支出的目的 “满足大学业务。” 如前面的例子所示,不足 独立方的信息,以初步判断 大学如何从公共资金支出中受益。 对大学的实际利益(例如,潜在捐赠,或 来自XYZ计划的着名社区领导者的律师需要 noted.
客户退款的供应商发票没有 其他信息或文档。 在这个例子中,服务的公共目的不是 通过陈述或其他迹象表明为什么 退款正在支付(例如,ASU-Suponsored会议 取消,客户多付或学生已退出 school).

此外,退款100美元或以上, 还需要支持客户付款的文件 之前已经做过。所有退款100美元或以上, 供应商发票需要附加到它的原始副本 ASU收银员收据,部门收据日志,会议 注册表或提供的其他适当文档 证据表明,支付要求构成了退款 以前的ASU付款

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