金融服务手册(FIN)

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有效的: 11/1/2009

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鳍 130: ASU-附属实体政策

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目的

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描述ASU-附属实体的政策,包括组织要求,财务和会计控制以及各种所需的均方

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来源

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政府会计准则委员会,第39号声明
University policy

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内容

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ASU.. “Recognition”附属实体

附属实体的组织要求

财务和会计控制

保险和赔偿

ASU.为附属实体提供行政和其他服务

附属实体接受礼物

利益冲突政策

提交附属实体向ASU提交的报告

额外的附属实体活动代表ASU

各种各样的

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政策

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ASU.. “Recognition”附属实体

认出 by ASU

ASU. must officially “recognize”附属实体旨在为附属实体提供:

  1. 获得某些提供的服务
  2. 采用“亚利桑那州立大学,” “ASU,”或附属实体名称或执行附属实体活动的任何其他注册的ASU名称

    and

  3. 采用any ASU logo/trademark or derivative thereof.

如果ASU终止“recognized”附属实体的状态,附属实体将使用任何和所有ASU名称,徽标和商标,除非附属实体可以继续使用ASU名称,徽标和商标,以便不少于90天提供一个有序的过渡。

政府会计准则董事会报告第39号( Gasb 39. )通常要求ASU’将附属实体视为“component units”用于财务报告目的。

遵守本政策

为了获得ASU“recognized”地位,附属实体必须正式同意遵守关于ASU的(和任何未来)的政策’与附属实体的关系,包括但不限于本政策中提到的任何其他政策(统称,这“ASU-附属实体政策”)。一般来说,它是ASU其附属实体不受亚利桑那州的公共记录法(亚利桑那修订了法规 §§39-101至39-161),亚利桑那州的亚利桑那州政策手册,由亚利桑那州审计员审计,亚利桑那州利益冲突法律(亚利桑那修订了法规 §§38-501至38-511),或适用于ASU的任何其他法律,法规或政策,因为其作为亚利桑那州实体的状态。

定期审查“Recognized” Status

ASU..将定期审查“recognized”隶属于遵守此的附属实体的状态“ASU-附属实体政策。”ASU将按照ASU建立的程序每十年进行审查。 ASU可以终止附属实体’s “recognized”如果确定附属实体不遵守此状态,则状态“ASU-附属实体政策”如果附属实体未能在合理的时间内弥补这种不合规,则在ASU通知后不少于90天而不超过120天。

与此政策不合规

如果在定期评论之间,ASU意识到附属实体不符合此问题“ASU-附属实体政策,”ASU可以向附属实体发出通知,并要求在合理的时间内补救此类不合规,而不是在ASU通知后不少于90天而不超过120天。如果附属实体未能这样做,ASU可能会终止“recognized”附属实体的状态。

不利的声誉或财务活动

如果发生与附属实体有关的事件,在合理的ASU判断中对ASU有重大的不利声誉效应或对ASU的显着不利财务影响,ASU可能会终止“recognized”附属实体的状态。 终止可以立即或可能在ASU合理确定的一段时间之后。

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附属实体的组织要求

福利亚

为了正式“recognized”通过ASU,附属实体必须持有经济资源,并完全(或几乎完全)以获得ASU的直接利益。为此,必须组织和运营附属实体以:

  1. 支持ASU

    和/or

  2. 进一步开展ASU的使命的活动。
附属实体必须在其成立条款或其他组织文件中包含此类目的。附属实体将向ASU副本(或其他组织文件)的副本以及其所有后续修正案和其副修正案及其副款项(或其他管理文件)以及其所有后续修正案。作为先例的条件“recognition”通过ASU,附属实体必须提交ASU附属实体的陈述’s purposes.

亚利桑那州非营利组织公司

除非ASU另有同意,否则必须组织和维护附属实体作为亚利桑那州非营利组织公司。

税收豁免状况

除非ASU另有商定,否则附属实体必须申请,接收和维护联邦和国家所得税豁免地位。

Dissolution附属实体

章程或附属实体的其他组织文件的章程必须提供,在解散附属实体时,所有资产将分发给ASU或其他资产“recognized”ASU批准的附属实体收到资产。

没有ASU控制附属实体; ASU代表在附属实体委员会

ASU..’涉及附属实体的组成’董事会(或其他理事机构)和附属实体的选择’执行董事或首席执行官和其他高级工作人员:

  1. 可能因附属实体而异
  2. 将尊重附属实体的独立性
  3. 将符合适用的法律要求和附属实体的使命

  4. 将基于ASU与附属实体之间有效沟通和合作行动的实现。

至少,ASU将至少有一个代表作为 前职权 (附属实体的投票或非投票)成员’董事会(或其他理事机构)。

在ASU和附属实体之间联络

ASU..应指定每个附属实体的联络。联络人应对ASU和附属实体之间的协调方案负责。 ASU金融服务办公室应为每个附属实体保留ASU联络的上市。必须将附属实体提交到ASU的所有报告必须发送到附属实体’S联络和任何其他ASU部门被指定用于收到该报告。 ASU联络可能是一个 前职权 附属实体成员’董事会。


财务和会计控制

健全的会计和商业惯例

附属实体必须使用声音财政和商业惯例,并遵循普遍接受的会计原则。

年度CPA审计

附属实体必须由ASU或公司批准的独立CPA公司每年审核,该公司符合ASU建立的标准,如果ASU希望建立此类标准。审计财务报表,审计报告,管理函,向管理信函的答复以及亚洲汽车可能需要的其他文件的审核报告,审计函,也可能需要在ASU决定的时间表上向ASU提供对ASU。如果附属实体可以满足下述ASU的交付日期,附属实体可以选择在管理层中举行管理信函’可以发送响应。

在年度审计之前,如果有任何问题,附属实体会要求ASU,因为ASU希望审计员调查。如果是这样,审计师将这样做,并且可能包括管理信中的事项。 ASU将与附属实体合作’通过提供审计所需的任何信息,审计师。同样,附属实体将与ASU审核员合作,在执行ASU的审计函数时。

ASU..必须在其年度审计的财务报告中包含某些财务相关组织。为了使ASU及时颁发其财务报告,每个相关组织的已完成的审计财务报表必须在8月下旬或每年9月初期和每年设定的日期交付给ASU金融服务办公室由ASU金融服务办公室。因此,附属实体需要在该办事处指定的日期或之前为ASU金融服务办公室提供已完成的审计财务报表。

年度预算

附属实体必须及时为年度预算等等,适用于其业务范围。附属实体将在其董事会或其他理事机构通过后立即提供其最终年度预算的副本。

附属实体 Compensation

All compensation paid by the affiliated entity to its directors and officers must be approved by it董事会或其他理事机构。

附属实体—ASU货币转移

附属实体和ASU之间的所有资金转移必须根据书面政策。除了进行适当考虑的转移和法律允许的其他转移,ASU将没有资金转移到附属实体。

ASU.. Employees Opening Accounts at the Affiliated Entity, Depositing Funds to the Accounts, and Making Disbursements from the Accounts

如果这些账户由ASU员工代表ASU或ASU部门开放,ASU员工希望通过附属实体提出支付,附属实体需要建立任何此类账目和制作的书面程序账户的支付。该程序需要与ASU基金会建立的程序一致,并由ASU金融服务办公室批准。此类程序可从ASU基金会或ASU金融服务办公室提供。

ASU.. and the affiliated entity will follow the policy and procedures in 鳍 301–02, “Deposits—ASU批准,经济相关的组织,”当ASU员工希望将资金存入附属实体的账户。


保险和赔偿

ASU的赔偿

附属实体将赔偿ASU并持有ASU因附属实体而导致的任何损害赔偿或负债’s acts or omissions.

保险

附属实体必须获得和维护商业一般责任保险,物业伤亡保险,商业​​/商业汽车责任保险和董事’ and officers’责任保险不低于附属实体确定合理的金额’董事会或其他理事机构,除非ASU同意不需要这些保险。除非ASU另有批准,除非ASU另有批准,否则一般责任保险和汽车责任保险将不低于每股每股1,000,000美元,伤亡保险将不低于每股每股10万美元。 ASU将以每次发生至少1,000,000美元的金额为每次出现至少1,000,000美元的金额,以每次发生至少100,000美元,以至少1,000,000美元获得并保持一般责任保险和汽车责任保险。


ASU.为附属实体提供行政和其他服务

ASU.. Services for Affiliated Entity

考虑到附属实体的活动代表和亚洲ASU的利益,ASU将为附属实体提供某些服务,因为ASU确定合理且适当,并按ASU和附属实体同意。

服务可能包括使用大学空间,设备,家具和行政/金融服务和员工在附属实体的表现’ASU可以授权的函数和等等权利,服务或优势。

附属实体和ASU之间的所有交易(包括但不限于使用ASU名称和徽标),应符合普通业务交易的正常测试,包括适当的文件(包括书面协议)和批准。

利益冲突

ASU..人员受到亚利桑那州的利益冲突和亚苏利益冲突的约束。如果涉及附属实体的实际或潜在的利益冲突,ASU员工将建议他或她的ASU优越的事项,并将通过ASU和附属实体解决问题。


附属实体接受礼物

限制的礼物

如果附属实体的限制性礼物对ASU的承诺,义务或责任施加了承诺,义务或责任,附属实体将咨询ASU,并不会接受礼物,直到ASU批准了礼物或未来的捐助者撤回礼物或撤回ASU承诺,义务或责任。

与ASU基金会的协调

在征求礼物方面,附属实体将与ASU基金会或ASU咨询和协调’■承包商为其开发办公室运作。

礼品报告

附属实体将在合理和适当的安排上同意ASU,以便定期向附属实体返回ASU。

资金提高征求

附属实体的所有资金征求宗旨都必须明确表示附属实体是基金的预期接收者。请参阅 鳍 301–02, “Deposits—ASU批准,财务相关组织”有关其他要求。

收到礼物

确定哪些礼物转到ASU的标准以及哪些礼物转到附属实体 鳍 301–02, “Deposits—ASU批准,财务相关组织.”


利益冲突政策

要求政策

附属实体必须制定利息政策的冲突:

  1. 附属实体之间的关系 and its directors, officers and employees

  2. 附属实体之间的关系’董事,官员和员工和与附属实体进行业务的人。
附属实体的官员和工作人员必须以附属实体确定适当的金额核准’董事会或其他理事机构。

向ASU员工付款

除非ASU提前批准,否则附属实体可能不会向ASU员工提供任何付款或为ASU员工提供任何付款。附属实体可以偿还ASU员工代表附属实体所产生的费用。此类报销和附属公司与ASU员工有关的任何其他与ASU员工有关的任何其他事项的程序将在ASU和附属实体之间或ASU与附属实体之间的程序备忘录之间进行营运协议。

非文化决策

在附属实体交易中具有个人兴趣的附属实体董事,官员或雇员可能不会涉及或参与附属实体是否应进入交易的决定。

附属实体及其董事,官员和员工之间的交易

附属实体及其董事,官员和雇员之间的所有交易必须由附属实体批准’董事会或其他理事机构。

附属实体 Scholarships

没有附属实体奖学金或团契奖可以对参与选拔过程的人的任何亲属作出。


提交附属实体向ASU提交的报告

附属实体必须使用涵盖以下项目的ASU提交报告:

  1. 每年,附属实体成员的列表’董事会或其他理事机构和附属实体的官员。
  2. 每年,附属实体的副本 ’■如果有的话,如果有的话,除了部分收入守则和条例下的部分披露公开披露(互联网上的表格990的公共可用性,应被视为满足这一要求)。
  3. 如上所述,与任何事件提供的附属实体的年度CPA审计有关的材料副本,即涵盖附属实体的附属实体的审计财务报表’在6月30日结束的财政年度和随附的审计报告应在8月下旬或每年九月初期和ASU金融服务办公室每年初期交付至ASU。
  4. 定期,正如ASU和附属实体所商定的,但至少每年至少每年都有ASU和附属实体之间转让的和解,包括但不限于所有货币转移的列表到ASU到附属实体。
  5. 所有常规实体常规和特别会议的分钟副本’董事会或其他理事机构在董事会批准后。
  6. 附属实体修正案副本’章节,章程或其他组织文件的章程;亚利桑那州公司委员会的年度报告副本;和维持附属实体的法律存在所需的任何其他文件的副本。

额外的附属实体活动代表ASU

附属实体可以根据ASU和第三方代表ASU的合同支付货物或服务,并由ASU员工作为ASU雇员的ASU,并在其上义务。在这种情况下,ASU员工必须遵守适用于ASU的采购政策和程序。

附属实体可以将资金转移到ASU以供ASU在ASU和ASU之间的合同下支付货物或服务,并由ASU员工作为ASU员工的ASU姓名,并在哪个ASU有义务。在这种情况下,ASU员工必须遵守适用于ASU的采购政策和程序。

当ASU要求和批准时,附属实体可以与第三方签订合同,以利用附属实体利用ASU的货物和服务’S资金。此类交易将以附属实体的姓名而不是ASU。合同将由被授权代表附属实体签署的人执行。 ASU请求和批准必须由ASU员工签署,该ASU员工被授权从附属实体账户中指向资金的支付。附属实体将有义务履行合同并承担违反合同,并违反合同下活动所产生的索赔。附属实体将根据合同下执行对方的义务(例如,未能执行或违反保修)。附属实体将包括在合同中,ASU不是合同的一方,ASU与合同没有义务或责任。 ASU可以要求附属实体进入的交易类型的一些示例如下:

  1. 酒店预订和其他与ASU主办的国家和国际会议相关的费用
  2. ASU.赞助活动的酒精支出
  3. 与学术计划的促进和进步努力相关的特殊费用(例如,接待,晚餐,旅行)
  4. 与筹资活动相关的事件和活动
  5. 酬金和其他发言人的安排

  6. ASU.不允许使用ASU资金(例如,第一级旅行)支出。

各种各样的

附属实体 Courses and Seminars

附属实体不得提供任何课程或研讨会,其中使用ASU的名称而不首先获得ASU’s permission.

保持ASU和附属实体之间的区别

附属实体必须采取适当的步骤处理第三方,以确保这些缔约方了解他们是否正在处理ASU或附属实体。这包括对附属实体是单独的法律实体的缔约方来说明确。一些适当的步骤包括,但不限于单独的名片,信笺,在接听电话,电话目录列表时适当识别实体,在建筑物内的建筑物内签署,归档系统和文件中的办公室。当ASU员工正在代表附属实体开展活动时,存在复杂因素,特别是如果同一员工代表ASU执行相同的活动。

授权在此政策下采取亚洲ASU和附属实体的人员

ASU.和附属实体之间的正式安排将指定授权为ASU和附属实体授权的人以及正式安排和此“ASU-附属实体政策。”

游说和政治活动

除了ASU同意的范围之外,附属实体可能无法参与游说或任何其他政治活动。无论如何,所有游说和政治活动必须符合适用的法律。

没有机构,伙伴关系或合资企业

附属实体不是ASU的代理人,不得代表或意味着它在机构,伙伴关系或与ASU合资关系下运作。虽然ASU已批准非营利组织作为附属实体及附属实体的目的,但虽然ASU可以支付有关服务或以实物可用的服务或服务提供服务或服务,但附属实体不受控制ASU和附属实体无权采取行动或义务。与第三方的所有合同和其他关系将仅以附属实体的名义。

nolexclusivity.

这没有任何东西“ASU-附属实体政策”限制ASU的权威与未审议的外部组织签订隶属关系“component units”根据政府会计标准委员会第39号,就ASU认为适当的条款。

多样性

ASU.. strongly encourages diversity both to represent the broader community constituents as well as diverse subject matter expertise among the board members of the affiliated entity’董事会或其他理事机构。


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