金融服务手册(FIN)

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有效的: 3/18/1985

修改: 7/1/2019

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鳍301. –01: Deposits—General Policy

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目的

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妥善存入大学收据

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资源

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亚利桑那州立政府政策手册 - 3-101

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政策

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获得的资金或代表ASU必须是 存放在ASU,或者是否满足某些特定标准,如 presented in 鳍301. –02, Deposits—ASU批准,财务相关 组织可以存入ASU批准的 经济相关的组织。

董事会’政策要求所有大学 资金仅存入董事会授权的银行账户。 所有资金存入ASU银行账户通过财务流动 Services.

大学基金是现金,支票或信用卡 收到的付款不符合具体标准 存入金融相关的组织如上所述 鳍301. –02,“存款 - ASU批准,财务相关组织。”

  1. 由大学行政单位或个人 任何ASU计划的福利或支持
  2. 从销售使用的材料和/或服务 ASU财产和/或就业

    和/or

  3. 当有促销时存在迹象时的活动 文学或其他地方的某处或者它的一个部门是 sponsor

院长,部门椅子和接受资金的董事必须 确保遵守这些政策。金融服务能够 提供关于特定资金是否为ASU资金和的指导 将确定妥善的大学会计存款。

必须尽快存放大学资金—in 大多数情况下,在收到的那一天—在出纳服务时 地点 , 除了:

  1. 礼品,包括所有奖学金基金
    笔记: 这些资金将立即转发给ASU Foundation (see 鳍 303,礼品存款[包括礼品捐赠]和与礼品组件的特殊事件收据),运营金融 ASU和管理方面的发展方面 因此,负责处理所有礼物到ASU。 ASU基金会 然后将所有礼物存放到ASU的出纳服务和 发布官方大学礼品收据。 ASU基金会 存款为ASU的利益提供的所有礼物,但给予了 基金会,基础’S银行账户和问题 官方ASU基金会礼品收据。
  2. 为ASU批准,经济相关的资金指定 确定的组织 鳍301. –02,存款 - ASU批准,财务相关组织
    笔记: 这些组织每年由审计师审核 或由ASU批准(见 鳍 130, “ASU-附属实体政策,”对于ASU认可的附属实体的定义,以及FIN 301–02,具体政策和 与可在经济上存入的资金有关的程序 相关组织)。

    属于财务相关组织的资金是 立即转发给该组织。但是,所有收据 对于研究项目和其他赞助项目必须处理 通过研究和赞助项目办公室 行政管,而不是直接由任何其他财务相关的 organization.

  1. 收到未来会议/活动的支票 可能是预定的事件可能是 取消。在这些有限的情况下,可以最多30次举行支票 日历日前存放前

如果付款所包含的任何活动的定价 论慈善的外观或可能性 有关的贡献,信息或征求的材料 该活动必须由基金会批准’s director 战略规划与营销。普化批准确保了 遵循ASU政策和IRS要求:

  1. 措辞相对于付款
  2. 向付款人提供的任何福利

  3. 关于慈善贡献性质的通知 the payment

即使对于整个支付代表福利的情况 提供给付款人,如果存在外观或可能性 这是一个慈善的贡献,信息材料必须 说明:“由于提供的福利价值, 此付款不被视为慈善事业 contribution.”

此政策不仅适用于存入ASU的资金, 但是,资金存入任何存放与ASU资金的组织。


存入支票和现金在出现时 Services

支票和现金收据将存入 收银员 Services。可以在这些存款的进一步说明 鳍 305,在大学出纳服务中存款,以及 最佳实践 有与存款资金存入收款人服务有关。

Tempe Campus的出纳服务有两个休闲存款 在收银服务关闭时要存款的网站。

  • 这 酒店位于入住服务旁边的学生服务建筑内,当时建筑物畅销时,可用于沉积袋。
  • 该网站位于学生服务建筑之外 每日24小时可用,并将存款限制为薄的字母尺寸的信封。

现金安全程序适用于所有ASU部门和位于ASU设施的所有非ASU单位。通过现金处理培训可通过以下方式提供 金融管制 website.


检查

为了通过检查支付ASU,ASU的愿望是收款人是亚利桑那州立大学,而不仅仅是部门名称(例如,ASU或ASU营销部)。所有促销文献都必须具体说明此检查准备教学。

所有支票向亚利桑那州立大学应付的所有支票必须用限制性认可邮票盖住,以便存入ASU。认可邮票可以从出台服务获得。 通过支票支付给ASU批准的,经济相关的组织,收款人是财务相关的组织,而不是亚利桑那州立大学。 (看 鳍301. –02,存款 - ASU批准,财务相关组织。 对于属于ASU的付款,收款人是ASU财务相关的组织(例如,ASU基金会),必须将支票发送给ASU的财务相关组织以获得ASU的认可。随着ASU部门不押金到ASU收银服服务,任何支票向ASU财务相关组织的支票,没有该组织的认可。


信用卡付款

ASU.与供应商签订了向供应部门提供支付卡行业数据安全标准(PCI-DSS)兼容选项,以接受在线支付卡,以便向客户销售商品和服务。这些付款是电子处理的,并自动存入大学的银行账户。大学商家受到关于处理支付卡行业数据安全标准(PCI-DSS)&商家职责确认和支付卡处理最佳实践。需要大学商家遵守这些法规和要求,以便继续接受支付卡。

金融服务中的支付卡服务办公室管理大学商家流程,为各部门提供接受支付卡的能力。请联系Merchantants@asu.edu以获取更多信息。


电子支付

在非常有限的情况下,可能需要通过电汇或通过自动化清算屋(ACH)付款来电子方式付款。如果一个部门没有任何其他付款方式可以使用其他付款方式,并且这种情况证实需要电子邮件向付款送到付款,那么指定的个人必须联系金融服务中的财政服务区,以获得电子方式接收资金的批准和程序。

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