金融服务手册(FIN)

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有效的: 10/1/1997

修改: 7/1/2019

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鳍301.–02: Deposits—ASU批准,财务相关 Organizations

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目的

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正确收集和存入收据 支出ASU批准的经济相关组织的资金

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来源

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亚利桑那州立政府政策手册 - 3-101
大学政策

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适用性

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批准的财务相关组织是:

  1. ASU. Foundation
  2. ASU. Alumni Association
  3. ASU. Research Park
  4. 太阳天使基金会
  5. 太阳天使禀赋
  6. 大学高尔夫基金会
  7. 亚利桑那州资本设施金融公司
  8. 梅萨学生住房
  9. 市中心凤凰学生住房

  10. 大学公立学校倡议

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政策

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所有礼品招揽材料必须:

  1. 在印刷之前,通过ASU基金会进行批准’s 财务管理经理(480/965-7252)以确保 措辞是相对于礼物的押金,任何好处 提供给捐助者,并且礼物的任何税收扣除率都在 遵守ASU政策和IRS要求。
  2. 表明收到的任何礼物的组织都是 存放,例如ASU,ASU基础或其他任何一个 经济相关组织。这必须清楚地表明 在征集材料中。
  3. 说明所有支票都要支付给它 组织,例如亚利桑那州立大学,ASU基金会,或任何一个 其他经济相关的组织。

用于净收入的筹款活动或活动 用ASU基础或另一个人存放 经济相关的组织,活动或活动宣传 相关材料必须陈述本组织 将存入资金,并必须支付支票 那个组织。这必须在所有事件中清楚地表明 activity material.

适用于研讨会,会议,非信访课程和其他 不偿还的事件或活动收入存入 ASU基金会或任何其他经济相关的组织,所有 与此活动有关的事件或活动出版物材料或 活动必须陈述资金将会成为该组织 存入并必须支付支票 组织。这必须在所有材料中清楚地表明 与此活动或活动有关。

ASU.学费和信贷课程的类似费用可能只是 deposited with ASU.

研讨会,会议或非教育课程的收入可能 用ASU收银服务办公室存放 ASU基金会或任何其他批准的相关组织。如果 用ASU基金会或任何其他相关的 组织,登记材料必须明确说明 资金将存入的组织。如果在线 需要信用卡处理和授权,所有 必须是该研讨会,会议或非教育课程的费用 用ASU沉积。如果被接受信用卡,但不是 在线处理和授权金融 机构,具体研讨会,会议或者会议的资金 非忏悔课程可以用ASU或ASU存放 基金会,取决于所识别的组织 注册材料,偏好资金 被ASU存放。还要看看 活动或活动费用 用于处理任何事件或活动的直接费用, 这将包括研讨会,会议或非教育课程。

如果检查属于ASU基金会或其他ASU 收到经济相关的组织,但不予应付 到该组织(例如,支票支付给ASU),支票 必须是(1)存入ASU账户或(2)返回 捐赠者或付款人的要求发出新支票 应付给ASU基金会或其他财务相关 组织。此程序的例外情况是每张5,000美元 或更少,可以沉积在ASU基础或任何其他基础上 如果事件或活动材料,财务相关组织 这表明资金用于存款到ASU 基金会或任何其他财务相关的组织是 附在该组织的每个押金表格中 正在向该组织进行押金。

通过大学政策,所有帐户都有标题 “Friends of,”例如,地质的朋友保留 仅适用于ASU基金会。可能没有 “Friends of”ASU或任何其他财务相关的账户 组织。如果资金适用于存款 “Friends of”在ASU基金会账户, 征集或其他事件材料可以简单地要求 支票支付给“Friends of XXX,” as long as 在活动或活动材料中也清楚地表明了 资金正在申请ASU基金会。根据这些 circumstances, all “Friends of”可以存放检查 没有附带的事件或活动材料的副本 存款形式ASU基金会。


ASU. Excess Property

任何ASU校园,大学或单位都认为不必要的任何ASU拥有的财产都必须通过ASU处理 盈余财产。没有多余的设备可以捐赠给任何外部 实体,包括慈善机构。任何销售ASU超额的资金 物业不能用ASU基金会或任何其他物业存放 经济相关的组织。


事件或者 Activity Expenses

如果事件或活动的收益被存入 ASU基金会,或任何其他经济相关的组织,所有 事件或活动的直接费用需要由此提供资金 组织。例如,如果ASU部门赞助A. 筹款和/或教育宴会和计划存入 在ASU基金会账户中进行,直接费用需要 从那个ASU基金会账户资助,而不是来自任何人 department’S ASU帐户。如果任何资金都是从任何资金提出的 of the department’S ASU帐户,那么ASU帐户必须 从宴会的收益报销。直接成本 活动包括,例如,打印邀请,邮资, 和饭菜。关于人员成本,如果教师和 ASU支付的专业级别人员已分配给任何事件 或在收入存入ASU的活动 基金会或任何其他相关的组织,这种人员成本, 包括与雇主有关的成本,合理的比例, 也将从ASU的账户中偿还到ASU 基金会或用于接收的其他相关组织 活动或活动的收益。 ASU的成本报销 但不需要包含,但是,固定的开销型费用, 例如,空间的成本或行政/秘书支持。

如果ASU部门向另一个ASU被收取租金 事件或活动部门,收到的租金收益 通过计费ASU部门必须存放到ASU中 账户而不是任何经济相关的帐户 组织,除非所租用的设施或设备是 由财务相关的组织拥有。


销售税收收集和汇款

从出售有形个人财产或出售的收益 如果交易,必须使用ASU存放订阅 要求该部门收集并支付销售额 亚利桑那州,除非经济相关的组织建立了国家税收收集和报告。来自此类销售的收益不能存入 ASU基金会或任何其他财务相关的组织未与国家建立以处理销售纳税报告。


在ASU批准的经济相关资金中使用资金 ASU单位的组织为ASU合同,购买和 Transactions

ASU.部门必须遵循ASU采购政策和 即使将支付相关商品或服务的程序 如果在ASU批准的经济相关组织中的资金 ASU是相关合同,购买或其他缔约方 采购交易。任何合同,购买或交易 非正式竞争金额门槛(见 Pur 301-02, “购买不需要采购订单,”对于当前的阈值金额)必须通过购买和商业服务以书面形式签署或批准,即使要支付购买 在ASU批准的经济学财务相关的资金 organization.

购买需要发行购买订单的购买,或者 必须使用ASU发行的购买卡支付,必须支付 从ASU操作账户,资金正在转移 从ASU批准的财务相关组织到ASU 及时的方式。 ASU账户如果相关的情况并非赤字 在ASU财务相关组织中提供资金。 采购和商业服务’标准实践将是 用于确定是否需要采购订单。

当ASU要求和批准,经济相关 实体可以与购买第三方进行合同 货物和服务,为ASU使用经济 related entity’S资金。这些交易将在 财务相关实体和ASU的名称。合同将是 由授权代表签字的人执行 经济相关的实体。 ASU请求和批准必须进入 由ASU员工写作并签署,被授权指导 来自财务相关实体账户的资金支付。 财务相关的实体将有义务执行 合同和责任违反合同和任何索赔 在合同下的活动中产生。经济上 相关实体将执行另一方的义务 例如,在合同下,未能执行或违反 保修单。经济相关的实体将包括在内 合同一项规定,ASU不是合同的一方和 ASU与合同没有义务或责任。

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