研究和赞助项目手册(RSP)

有效的: 11/1/1996

修改: 2015年1月12日

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rsp. 503–02:赞助项目费用 Advances

目的

提供赞助 主要调查人员 (PIs) 及其部门的必要准则:

  1. 为赞助项目活动建立费用
  2. 允许与赞助项目相关的口袋费用
  3. 保障赞助项目费用提前资金和相关文件

  4. 保持令人满意的会计控制。

来源

金融服务
研究和赞助项目办公室 管理(ORSPA)
知识企业发展办公室(肯定)(财务)
大学政策

背景

赞助项目的有效运行有时需要提前提供资金。该大学一般有三种类型的现金预付机制:(i)赞助项目费用进展; (ii)小型现金资金; (iii)旅行进步。

  1. 赞助项目费用进展是在赞助项目或调查员激励奖(IIA)账户上唯一可接受的预先使用的预付款。
  2. 在非赞助的非IIA账户中建立小型现金基金,见 金融服务政策和程序手册鳍403., “国家和地方账户的小额现金资金。”
  3. ASU.工作人员和学生个人旅行的旅行进展通过旅行报销授权。有关详细信息,请参阅策略 鳍501., “ASU Travel Policy.”对于团体旅行,一名员工必须负责所有费用。

政策


建立赞助项目费用进展

赞助项目的费用进展可用于批准的项目目的。所有费用的进展必须符合允许的项目成本并遵守大学政策。

有关其他信息,请参阅以下内容:

  • 对于禁止购买的描述, 金融服务政策和程序手册鳍401.–03, “禁止交易”

  • 在部门账户中建立小型现金基金, 鳍403., “国家和地方账户的小额现金资金。”小额现金不得用于赞助或IIA账户。

资助项目的费用提前请求由ORSPA AMT GCO(奖励管理团队赠款和合同官员)授权,并由知识企业发展办公室(肯定的)审查奖(IIA)账目,然后由学生发出商业服务金融服务部。完成和授权支出费用促进并授权“申请赞助项目费用提前表格” in the 赞助项目费用提前表格& Guidance Packet。一旦学生商业服务处理了费用提前申请,托管人将在支票准备好接收服务时通知托管人。

赞助项目费用进展应限于:
  1. 最短的时间内可能有效地利用进步。典型的时期持续时间为六个月至一年。必须对一年时间的要求进行合理,并要求肯定的董事/助理董事批准。在任何情况下,在任何情况下都可以预先使用超过帐户结束日期,到期日不能超过使用期后一个月。

  2. 允许有效使用费用基金的最小可能金额作为过度余额导致不必要的损失风险。每项费用预付款由基金托管人保留,该基金托管人对现金及相关文件的安全负责。

必须由Orspa AMT助理署长或国际IIA账户审查和批准对提出情境的上述限制的例外请求,或批准肯德金融总监。

发行,监测,消费,记录,清算,审计和确保赞助项目费用的责任是一个共享的努力。通常,先进的托管人,PI,ORSPA AMT GCO或肯定的财务,学生商业服务,出纳服务和应付款项以及偿还责任。此外,旅行前提责任与个人旅行者共享,旅行者’S部门,旅行报销局办公室。

有关如何建立赞助项目费用的详细说明,请参阅 研究管理网站.


使用费用在旅行时提前

旅行时的费用文件

在旅行时,费用提前托管人应获得从提前支付的所有费用的收据。一些形式的文件将被要求支持每次支出。然而,如果这符合赞助商允许要求,则可以要求每日税率进行膳食。一般来说,在案例供应商没有自己的收据中,旅行者沿着空白收据预订是一个好主意。付款方式和日期应在空白收据中输入,供应商应签署收据。

许多教师在农村或远程地点进行研究,往往在当地习俗可能决定与商业有关的谈判方式的外国时代。例如,该教师可能需要在现场中采购诸如SHED的物品,而谈判可能涉及换置而不是现金付款。这些情况受到当地社区的习俗。在扩展情况下,在无法获得手写收据时,PI应保持偶然费用的日志。使用“赞助费用提前远程操作购买日志” in the 赞助项目费用提前表格& Guidance Packet 是必须的。日志应提供日期,近似时间,支付金额,项目描述以及购买的简短理由,并将作为这些实例中收据的替代品。

Please refer to the U.S. State Department Web site (http://travel.state.gov/content/passports/english/country.html) for U.S. embassy contact information and additional information about traveling to specific foreign countries.

旅行时付款

应通过ASU购买和/或可行应付的账款来支付给服务的个人(见 金融服务政策和程序手册鳍421-01., “讲座讲师,顾问和其他独立承包商”)。如果情况指示在美国以外的服务进行付款,例如雇用口译员或指南,以下准则适用:

  • 可以向非U的付款。 S.公民在美国外面工作
  • 只有在不寻常的情况下,只能向美国外部工作的美国公民支付。

  • 支付无法对ASU员工(包括赞助费用提前托管人)。

旅行时管理和保护费用

在国外旅行的托管人有许多工具可以使用。看看 赞助项目费用提前表格& Guidance Packet 有关这些选项的更多信息。


使用人类主题付款的费用进步

赞助的费用促进可用于支付参与人类受试者的个人在授权研究中。由赞助费用的主题付款的文件可能包括受收件人,取消支票或类似文件所签署的日志,如人类主题制度审查委员会所允许的。对于受机密性要求的研究研究,只有可报告的可报告付款信息;必须保留所有机密文件在项目级别。应与金融服务的税务单位讨论到保密要求的其他住宿。应使用具有支出代码7310 96的PVQ文档请求偿还费用的提前。

有关人类主题付款的完整详细信息和报告要求,包括所有研究项目的最高每历年每年600美元的累积付款,请参阅 金融服务政策和程序手册鳍421.–05, “人类主题付款。”有关其他指导,请参阅“肯定的研究完整性和保证’s(oria)ASU程序和指导” document on 奥里亚’s Web site.


费用提前更改的请求

有关如何要求更改现有赞助项目费用的详细说明,请参阅 研究管理网站.


审查未偿还现金余额

出色的赞助项目费用进展是根据本研究和赞助的项目(RSP)政策的学生商业服务的定期现金审查,这可能导致缺陷通知,如果资金未被托管人被适当维护和占核查。


费用提前支出和特写委员会的文件

赞助的费用提前托管人负责提示和定期清算提前金额。如果未清除之前的进展,通常不会向托管人发出额外的费用预付款。所有赞助的费用均在费用提前使用结束日期后一个月内已清除。

清除任何类型的费用提前需要适当的文件和/或还款未使用的资金。托管人负责提供由费用提前提出的支出的文件。此类文件包括支出的原始收据,如果适用,银行陈述,并占优少费用提前资金的账户和解。托管人必须将所有文件提交给学生商业服务部门的金融服务部门。学生商务服务将签署并将文件转发给应付账户以进行审查和处理。

任何可能是先进但后来的任何项目成本都被赞助商或审计所禁止仍然是PI的责任。费用提前支出必须具有足够的支持文件,以遵守RSP和金融服务(FIN)政策和程序。

可以通过通过学生商业服务处理最终报销请求来终止费用前进。基金中的剩余资金存入收银服务。

有关如何封闭赞助项目费用的详细说明,请参阅 研究管理网站.


赞助费用的安全提前资金

费用提前资金不得与任何其他大学或个人资金混合,(例如,雇员支票账户)。建议所有人员预期处理费用提前基金审查相关大学政策,并完成通过在线提供的现金处理培训 财务控制网站.

预先托管人必须将所有费用提前资金和相关文件保存在锁定桌或内阁中的安全,可锁位的现金箱中。以下指南适用:

  • 如果安全可用,则在未访问时,应将现金箱放置在保险箱中。钥匙和锁定组合应仅限于基金托管人

    或者

  • 如果在远程位置和安全或锁定设备不可用,基金托管人应将基金固定在可能可用的有限资源的安全区域中。

每次在每次制定费用报销或至少按月的基础上都应进行费用进展的和解。手头的现金金额加上收据/相关文件应等于费用进度总额。如果注意到差异,应通知帐户的组织经理或授权签名者。

如果费用提前基金丢失或被盗,基金托管人负责将报告与ASU提交’警察局(ASU PD)。保险服务和安全服务审查所有丢失或被盗现金的所有报告,以确定是否可以提交保险索赔。虽然保险服务和安全服务收到ASU PD的所有现金损失报告的副本,但基金托管人也必须联系保险服务和安全服务以确定盗窃索赔或损失的地位。

在学生商业服务确保基金托管人已实施程序以防止进一步盗窃的程序后,可能会建立一个新的费用提前基金。如果盗窃或损失没有资格获得保险恢复,则直接或向员工或员工收取盗窃或亏损金额’S部门账户,根据案例决定。

在国外旅行的托管人有许多工具可以使用。有关这些选项的更多信息,请参阅 赞助项目费用提前表格& Guidance Packet.


交叉参考

有关研究中人类受试者的更多信息,请参阅:

  1. rsp. 201-01, “人类受试者研究”

  2. 金融的 服务政策和程序手册—鳍421.–05, “人类主题付款”

有关现金处理的更多信息,对个人服务,小额现金资金和禁止交易的付款,请参阅 金融服务政策和程序手册:

  1. 鳍305., “存款大学出纳服务”
  2. 鳍421.–01, “讲座讲师,顾问和其他独立承包商”
  3. 鳍403., “国家和地方账户的小额现金资金”

  4. 鳍401.–03,“禁止交易”

有关在赞助项目的旅行信息的更多信息, see:

  1. rsp. 504, “Travel”

  2. 金融服务政策和程序 Manual:鳍501., “ASU Travel Policy”

附加信息

有关现金处理的其他信息,请参阅“现金和检查接收程序” on the 金融服务最佳实践网页.

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